Stempel für den Wareneingang
Der Wareneingangsstempel hält fest, wann eine Lieferung angekommen ist und wer sie geprüft hat. Typisch sind ein Datumsband und Felder für Menge, Zustand, Prüfvermerk und Handzeichen – gesetzt auf Lieferschein, Frachtbrief oder direkt auf den Karton. So bleibt eine Reklamation später nachvollziehbar.
Zwischen Anlieferung und Buchung liegt ein kurzer Moment, in dem viel schiefgehen kann. Wurde die Palette am Dienstag oder Mittwoch angenommen? Hat jemand die Stückzahl gezählt? War die Umverpackung beschädigt? Der Wareneingangsstempel hält diese Angaben genau dann fest, wenn sie noch bekannt sind – auf dem Lieferschein, im Beisein des Fahrers.
Welche Felder sich bewährt haben
Das Grundgerüst besteht fast immer aus dem Eingangsdatum und einem Handzeichen. Darüber hinaus sind verbreitet: Felder für Stückzahl oder Kollianzahl, ein Vermerk zum Zustand der Ware, Kennzeichnungen wie „Menge geprüft“ und „sachlich richtig“, ein Feld für die Bestellnummer sowie Ankreuzfelder für „vollständig“ und „Teillieferung“. Ergänzend nutzen viele Betriebe eine Zeile für die Lagerposition, damit die Einlagerung direkt zugeordnet ist. Streichen Sie im Entwurf konsequent alles, was in der Praxis nie ausgefüllt wird – jedes Feld kostet Höhe, die den übrigen fehlt.
Format und Schreibraum
Der Stempel wird ausgefüllt, nicht nur gelesen. Für jedes handschriftlich zu beschriftende Feld sollten drei bis vier Millimeter Zeilenhöhe zur Verfügung stehen. Ein schlankes Schema mit Datum, Handzeichen und zwei Prüffeldern funktioniert in 58 × 22 mm. Sobald Bestellnummer, Kollianzahl und mehrere Vermerke dazukommen, sind 68 × 47 mm die vernünftige Größe, bei umfangreichen Rastern 106 × 55 mm. Feldbezeichnungen dürfen klein gesetzt sein, sollten aber 7 Punkt nicht unterschreiten, Trennlinien mindestens 0,5 mm stark sein.
Datum ohne Verwechslungsgefahr
Ein integriertes Datumsband spart den zweiten Stempel und verhindert Zahlendreher. Zwölf Jahrgänge sind auf den Bändern der Normalfall, und der Monat steht standardmäßig als Buchstabenkürzel – im Wareneingang ein praktischer Vorteil, weil Lieferscheine oft an internationale Lieferanten zurückgehen und eine rein numerische Datumsangabe dort anders gelesen wird.
Auf Papier oder auf den Karton
Auf Lieferscheinen aus normalem Papier arbeitet jede Bürofarbe. Wird direkt auf Wellpappe oder Folie gestempelt, brauchen Sie einen weicheren Gummi und eine Farbe, die auf diesen Oberflächen trocknet – meist ein Holzstempel mit separatem Kissen. Auf rauer Kartonage sollte das Motiv bewusst kräftig gehalten werden; feine Raster gehen dort verloren.
Mehrere Stempel statt einem
In vielen Lagern hat sich bewährt, den Eingangsstempel mit Raster von kleinen Textstempeln zu trennen: ein Stempel für den regulären Eingang, dazu Einzelstempel für „Sperrlager“, „Reklamation“ oder „Retoure“, farblich unterschieden. Das geht schneller als ein überladenes Raster mit vielen Ankreuzfeldern und bleibt im Stapel besser erkennbar. Für den Alltag im Lager sind robuste Gehäuse mit großem Kissen sinnvoller als kleine Taschenmodelle.
Häufige Fragen
Welche Felder sollte ein Wareneingangsstempel haben?
Mindestens Eingangsdatum und Handzeichen. Bewährt haben sich zusätzlich Stückzahl oder Kollianzahl, ein Vermerk zum Zustand der Ware, Felder wie „Menge geprüft“ und „sachlich richtig“ sowie die Bestellnummer. Orientieren Sie sich daran, was Ihre Reklamationsbearbeitung später tatsächlich braucht. Alles, was in der Praxis nie ausgefüllt wird, sollte aus dem Raster verschwinden – es kostet nur Platz und Schreibhöhe.
Welche Größe brauche ich?
Für Datum, Handzeichen und zwei Prüffelder reicht 58 × 22 mm. Mit Bestellnummer, Kollianzahl und mehreren Vermerken sind 68 × 47 mm sinnvoll, bei umfangreichen Rastern 106 × 55 mm. Rechnen Sie drei bis vier Millimeter Zeilenhöhe für jedes Feld, das von Hand ausgefüllt wird.
Kann ich direkt auf Kartons stempeln?
Ja, aber nicht mit jedem Stempel. Auf Wellpappe braucht es einen weicheren Gummi, der sich an die Rillung anlegt, und ein kräftig gehaltenes Motiv ohne feine Linien. Für Folie und beschichtete Oberflächen ist zusätzlich eine Permanentfarbe nötig, üblicherweise mit Holzstempel und separatem Kissen.
Warum Monatskürzel statt Zahlen im Datum?
Weil eine rein numerische Angabe international unterschiedlich gelesen wird. Der 03.05. kann als 3. Mai oder als 5. März verstanden werden. Mit einem Buchstabenkürzel für den Monat ist das eindeutig – im Wareneingang hilfreich, weil Belege oft an ausländische Lieferanten zurückgehen.
Ein großer Stempel oder mehrere kleine?
In der Praxis fahren viele Lager besser mit einem Eingangsstempel plus einzelnen Textstempeln für Sonderfälle wie Sperrlager, Reklamation oder Retoure, farblich unterschieden. Das ist schneller als ein überladenes Raster mit vielen Ankreuzfeldern und im Belegstapel besser erkennbar. Halten Sie die Stempel dann an einem festen Platz an der Warenannahme bereit, damit niemand nach dem passenden suchen muss.