Buchungsstempel
Kontierungsstempel geben dem Beleg eine feste Struktur: Felder für Konto, Gegenkonto, Kostenstelle, Betrag, Belegnummer, Buchungsdatum und Handzeichen. Statt frei auf den Rand zu schreiben, füllen Sie ein immer gleiches Raster aus – das beschleunigt die Vorerfassung und macht Belege für Dritte nachvollziehbar.
Wer Eingangsrechnungen vorkontiert, kennt das Problem: Auf jedem Beleg stehen die Angaben an einer anderen Stelle, mal am Rand, mal quer über den Kopf. Ein Buchungsstempel setzt dem ein festes Raster entgegen. Der Abdruck bringt beschriftete Felder auf den Beleg, die nur noch ausgefüllt werden – von Hand, mit Kugelschreiber, in immer derselben Reihenfolge.
Welche Felder üblich sind
Verbreitet sind Kombinationen aus Konto und Gegenkonto, Kostenstelle und Kostenträger, Betrag oder Nettobetrag, Steuerschlüssel, Belegnummer, Buchungsdatum sowie ein Feld für das Handzeichen. Viele Betriebe ergänzen Vermerke wie „sachlich richtig“, „rechnerisch richtig“ oder „zur Zahlung freigegeben“ mit eigenem Unterschriftsfeld. Welche Felder sinnvoll sind, ergibt sich aus Ihrem Kontenrahmen und Ihrer Freigabekette – nicht aus einer Norm. Streichen Sie im Entwurf alles, was in der Praxis regelmäßig leer bleibt; jedes überflüssige Feld kostet Höhe, die anderswo fehlt.
Platz zum Schreiben einplanen
Der häufigste Fehler beim Entwurf ist ein zu enges Raster. Wenn Felder handschriftlich ausgefüllt werden, brauchen sie drei bis vier Millimeter Zeilenhöhe, eher mehr als weniger. Ein Stempel mit acht beschrifteten Zeilen in 47 × 18 mm sieht auf dem Bildschirm ordentlich aus und ist auf dem Beleg nicht mehr zu beschriften. Realistisch sind 58 × 22 mm für ein schlankes Schema, 68 × 47 mm für ein vollständiges Kontierungsfeld mit Freigabezeile und 106 × 55 mm, wenn zusätzlich Spalten für mehrere Kostenstellen gebraucht werden.
Beschriftung und Linien
Halten Sie die Feldbezeichnungen kurz: „Konto“, „Gegenkto.“, „KSt.“, „Beleg-Nr.“, „Datum“, „Hz.“. Die Beschriftung darf klein sein, sollte aber 7 Punkt nicht unterschreiten. Trennlinien zwischen den Feldern sind hilfreich, müssen aber mindestens 0,5 mm stark sein, sonst brechen sie im Abdruck auf saugendem Papier. Serifenlose Schriften halten der Beanspruchung besser stand als feine Serifenschriften.
Mit oder ohne Datum
Es gibt Buchungsstempel mit integriertem Datumsband, sodass Buchungs- oder Eingangsdatum ohne zweiten Stempel gesetzt wird. Üblich sind Datumsbänder über zwölf Jahrgänge, wobei der Monat als dreistelliges Buchstabenkürzel erscheint. Wer das Datum lieber von Hand einträgt, weil es nicht das Tagesdatum ist, lässt schlicht ein leeres Feld dafür vorsehen.
Farbe und Lesbarkeit des Belegs
Üblich ist ein Abdruck in Blau oder Rot, damit sich das Kontierungsfeld vom schwarzen Rechnungsdruck abhebt. Setzen Sie den Stempel auf eine freie Fläche des Belegs – Angaben der Rechnung sollen durch den Abdruck nicht verdeckt werden. Wie lange und in welcher Form Belege aufzubewahren sind und was beim Ersetzenden Scannen gilt, regeln die steuerlichen Vorgaben; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Häufige Fragen
Welche Felder sollte ein Kontierungsstempel haben?
Gängig sind Konto, Gegenkonto, Kostenstelle, Betrag, Belegnummer, Buchungsdatum und ein Handzeichen, oft ergänzt um eine Freigabezeile. Orientieren Sie sich an Ihrem Kontenrahmen und an der Reihenfolge, in der Ihre Buchhaltung die Angaben erfasst – ein Stempel, der dem Arbeitsablauf folgt, wird schneller ausgefüllt.
Wie groß muss der Stempel sein, damit man ihn beschreiben kann?
Pro handschriftlich auszufüllendem Feld sollten drei bis vier Millimeter Zeilenhöhe eingeplant werden. Für ein schlankes Schema mit fünf Feldern reicht 58 × 22 mm, für ein vollständiges Kontierungsfeld mit Freigabezeile ist 68 × 47 mm die praxisgerechte Größe. Zählen Sie vor der Bestellung Ihre Felder durch und multiplizieren Sie sie mit der Zeilenhöhe – das ergibt die Mindesthöhe des Abdrucks.
Gibt es Buchungsstempel mit Datum?
Ja. Modelle mit Datumsband setzen das Datum gemeinsam mit dem Raster. Üblich sind zwölf Jahrgänge auf dem Band; den Monat zeigt es als Buchstabenkürzel. Wenn Sie häufig ein abweichendes Datum eintragen, ist ein leeres Feld zum Ausfüllen praktischer. Bedenken Sie außerdem, dass ein Band im Abdruck zusätzliche Höhe beansprucht, die dann für Kontierungsfelder nicht mehr zur Verfügung steht.
In welcher Farbe sollte gestempelt werden?
Blau oder Rot haben sich durchgesetzt, weil sich das Kontierungsfeld so vom schwarzen Rechnungsdruck abhebt und beim Prüfen sofort auffällt. Technisch spricht nichts gegen Schwarz; entscheidend ist, dass der Abdruck auf eine freie Stelle des Belegs gesetzt wird. Wenn Belege anschließend gescannt werden, achten Sie zusätzlich auf einen kräftigen Kontrast, damit der Abdruck in der Datei erkennbar bleibt.
Kann ich ein eigenes Schema vorgeben?
Ja, Kontierungsstempel werden fast immer individuell gesetzt. Schicken Sie uns eine Skizze oder den Abdruck Ihres bisherigen Stempels. Wir bauen das Raster nach, prüfen die Zeilenhöhen auf Beschreibbarkeit und schicken Ihnen vor der Gravur eine maßstäbliche Vorschau. Nennen Sie uns dabei, welche Felder handschriftlich ausgefüllt werden – danach richtet sich, wie viel Höhe wir den Zeilen geben.